Commune de Saint Léger des Bois

 

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Convention d' utilisation des locaux municipaux

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 Les salles sont destinées à des réunions, des fêtes familiales ou associatives.

 

1 - Les réservations se font en Mairie, aux horaires d'ouverture, en remplissant un bulletin de réservation indiquant :

-          la date de réservation

-          la personne responsable de la réservation

-          la salle souhaitée

-          en versant un acompte correspondant à 20% du prix de la location

 

 2 - Ces réservations sont considérées comme des options.

Le solde sera versé à la remise des clés. En cas de résiliation dans le mois qui précède, l’acompte ne sera pas restitué.

 

 3 - L'utilisation des locaux municipaux est consentie aux associations et habitants de St Léger des Bois uniquement.

      

 4 - La personne qui sollicite la réservation doit être majeure. Elle s'engage à respecter, ainsi qu'à faire respecter scrupuleusement le règlement et se déclare responsable du bon déroulement de la manifestation pour laquelle elle aura réservé la salle de même que du bon état de celle-ci à la fin de la manifestation.

         

 5 - Une caution de 410 € sera demandée au moment de la signature de la convention en mairie. Cette caution, qui sera rendue si aucune dégradation  n'est constatée, n'exonère pas la personne responsable de régler la totalité des frais de remise en état ou nettoyage, si ceux ci dépassent le montant de la caution. Pour la caution et la location il sera demandé d'établir deux chèques différents, à l'ordre du Trésor Public.

        

 6 - En cas d'incident ou de dégradation, la personne responsable préviendra dans le plus bref délai le secrétariat de Mairie. Il reviendra à la commune et à elle seule, de faire procéder à la remise en état du ou des dommages. Le montant du préjudice sera réglé par la personne ayant réservé la salle, par titre de recette du Trésor Public.

           

 7 - L'organisateur reconnaît avoir souscrit une police d'assurance couvrant tous les dommages pouvant résulter des activités exercées dans l'établissement au cours de l'utilisation des locaux mis à disposition. (attestation à fournir)

           

 8 - La salle devra être laissée en parfait état de propreté, le matériel nécessaire au nettoyage (en dehors des produits, éponges et torchons) sera mis à la disposition des utilisateurs. Toutes poubelles ne pouvant rentrer dans le container devront être évacuées par l'utilisateur. Tous les déchets recyclables devront être portés dans les points TOM situé à proximité du centre commercial – rue du Brossais.

          

 9 - Etat des lieux : un état des lieux est fait avant et après chaque manifestation. Cet état des lieux se fait en présence d'un élu ou d'un membre du personnel communal habilité.   

          

 10 - Les tarifs d'utilisation des salles sont fixés par délibération du Conseil Municipal .

          

 11 - Conditions particulières :

-          L'autorisation d'utiliser la salle est délivrée par le maire ou son représentant, l'organisateur s'engage à respecter les lois et décrets régissant les spectacles.

-          Décorations et ornements : aucune dégradation (pointes dans les murs, pitons) ne sera tolérée. Les confettis sont interdits. Les ornements pourront être suspendus suivant les équipements de la salle.

-          Eclairage : La salle est équipée de système électrique. Toutes modifications ou installations sont interdites. L'organisateur se chargera d'allumer la salle et s'assurera avant son départ que les lumières et projecteurs sont biens éteints

-          Chauffage : La salle est équipée d'un chauffage dont la mise en marche est programmée par les services de la Commune.

-          Cuisine : Seule la salle polyvalente de la Coudre est équipée d'une cuisinière, d'un réfrigérateur et d'un lave-vaisselle (notice d'utilisation affichée sur place). Aucune préparation culinaire ne pourra être effectuée dans les autres locaux.

-          Sécurité des biens et des personnes : Aucun appareil à gaz ou électrique ne peut être introduit dans les locaux. L'utilisateur veillera à laisser libre d'accès les extincteurs et à ne pas bloquer les issues de secours par la mise en place de chaises et de tables. De la même façon il est interdit de stationner devant les accès pour les services de secours. L'utilisateur veillera à ne pas  dépasser le nombre de personnes autorisées dans les salles. (160  personnes pour la Salle Polyvalente, 80 pour la MCL et 500 pour la Salle de sport ). Il est interdit de fumer dans les salles et de consommer des substances illicites.

-          Bruits et voisinage : l'utilisateur veillera à ce que les bruits intempestifs (ouverture et fermeture des portes, des portières... ) soient limités afin de n'occasionner aucune gêne pour les voisins.

-          Horaires : toute manifestation musicale doit s'arrêter impérativement à 2H00 du matin pour les associations, et à 00H00 pour les particuliers.

-          Clés : la remise et la restitution des clés se font lors des états des lieux.

 

Nous rappelons aux utilisateurs qu’il est de leur responsabilité de veiller à ce que les personnes qui doivent conduire soient en état de le faire (conformément aux règles de sécurité vis à vis de l’alcool ou de la drogue). Dans le cas contraire veiller à ce qu’une autre personne puisse prendre le volant.

          

12 - Pour les particuliers :

-          Il est interdit de percevoir un droit d'entrée  

-          Il est interdit de vendre des boissons (alcoolisées ou non )

        

13 -  Pour les associations :

-          Seul le président ou un membre ayant reçu une délégation par lui a le pouvoir de retenir la salle.

-          Le président s'interdit de retenir une salle dans l'intérêt particulier d'un ou de plusieurs membres ou licenciés de son association. Dans ce cas ceux ci doivent être normalement considérés comme tous habitants de la Commune.

-          Les  salles sont mises à la disposition gratuite des Associations subventionnées par la commune,  2 fois par an, pour les festivités ou Assemblées Générales. Pour des mises à dispositions supplémentaires un accord préalable de la mairie sera exigé.

-          Le président devra demander une autorisation d'ouverture de débit de boissons à la mairie pour toute vente de boissons.

          

14 - Ce présent règlement  sera lu , approuvé et visé par les demandeurs.